5 funciones esenciales de Excel para transformar tu productividad

Hoy en día Excel sigue siendo el líder en la categoría de Hojas de Cálculo. Aunque no hay una cifra exacta, se estima que el 45.46% de las empresas a nivel mundial utilizan esta herramienta para realizar una amplia variedad de tareas, desde cálculos simples hasta análisis de datos para la toma de decisiones. Es decir, en casi todo el mundo, miles de empresas, tanto pequeñas como grandes corporaciones, utilizan Excel en distintos niveles dentro de sus operaciones.

Dominar las funciones de Excel tiene diversos beneficios, como completar múltiples tareas eficientemente en poco tiempo, analizar grandes cantidades de datos de manera simplificada, crear gráficos para presentar la información de manera clara y automatizar tareas repetitivas. Además, es una habilidad muy valorada en muchos puestos de trabajo y dominarla puede ayudarnos a destacar en el mercado laboral.

¿Pero Excel es para todas las profesiones? Claro que sí. Por ejemplo, un(a) chef puede almacenar en Excel todo su recetario y, si le piden únicamente recetas que incluyan piña, en lugar de buscarlas físicamente una por una, puede filtrarlas en segundos. Otro ejemplo es un(a) nutriólogo(a) que utiliza Excel para llevar los planes alimenticios de sus pacientes y monitorear su progreso.

A continuación, te enseñamos cinco funciones de Excel que te recomendamos practicar y que seguramente mejorarán tu desempeño en las actividades de tu trabajo. ¡Así que abre una hoja de Excel y no lo pienses más!

• Paso 1: Selecciona una celda en la columna que deseas ordenar.
• Paso 2: En el menú Datos, dentro del grupo Ordenar y filtrar, elige clasificar en orden ascendente o descendente .

Aplicación práctica: imagina que tienes una lista de 300 colaboradores y necesitas encontrar rápidamente a los que tienen más años en la empresa. Al ordenar los datos por fecha de ingreso, puedes identificar a estos colaboradores al instante.

2. Sumar y sacar promedios 
La función de sumar y calcular promedios es esencial para el análisis rápido de datos numéricos, facilitando el monitoreo de métricas como ventas, calificaciones o gastos.

Cómo se hace:

• Paso 1: Selecciona una celda vacía directamente debajo de una columna de datos.
• Paso 2: En el menú Fórmula, en el grupo Autosuma, selecciona y haz clic en Suma para obtener la suma total.
• Paso 3: Para calcular el promedio, utiliza la función Promedio en el mismo menú.

Aplicación práctica: si manejas un presupuesto y necesitas saber el gasto promedio mensual, esta función te permite obtener el resultado con solo unos clics.

3. Eliminar valores duplicados 
Eliminar valores duplicados ayuda a mantener la integridad y precisión de los datos, especialmente en grandes bases de datos donde los errores pueden pasar desapercibidos.

Cómo se hace:

• Paso 1: Selecciona el rango de celdas que deseas revisar.
• Paso 2: En el menú Datos, dentro del grupo Herramientas de datos, haz clic en Quitar duplicados.
• Paso 3: Selecciona las columnas en las que deseas buscar duplicados y confirma la acción.

Aplicación práctica: útil cuando importas listas de contactos desde diferentes fuentes y necesitas asegurarte de que no haya entradas repetidas.

4. Realizar los mismos cambios en todas las hojas
Esta función permite realizar modificaciones simultáneas en varias hojas de un libro de Excel, ahorrando tiempo y asegurando la consistencia de la información.

Cómo se hace:

• Paso 1: Selecciona las hojas que deseas modificar (mantén presionada la tecla Ctrl mientras haces clic en cada pestaña de hoja).
• Paso 2: Realiza los cambios necesarios en una de las hojas seleccionadas y se replicarán en todas.

Aplicación práctica: ideal para actualizar información de contacto de clientes que aparece en múltiples hojas de un libro de trabajo.

5. Hacer gráficas 
Crear gráficas en Excel facilita la visualización de datos complejos, mejorando la comprensión y presentación de informes y análisis.

Cómo se hace:

• Paso 1: Selecciona los datos que deseas incluir en el gráfico.
• Paso 2: En el menú Insertar, haz clic en Gráficos recomendados.
• Paso 3: Revisa las opciones y selecciona el gráfico que mejor represente tus datos.
• Paso 4: Haz clic en Aceptar para insertarlo en tu hoja de cálculo.

Aplicación práctica: puedes transformar rápidamente una tabla de ventas trimestrales en un gráfico de barras para identificar tendencias y patrones.

Pero esto es solo el inicio de todas las funciones que Excel ofrece. ¿Te gustaría aprender a dominarlas y descubrir todo lo que puedes lograr con esta poderosa herramienta para desarrollarte mejor y destacar en tu trabajo? En Skilling Center de Tecmilenio tenemos cursos desde Excel básico hasta Excel avanzado para crear tableros dinámicos, macros, dashboards y más.

Excel sigue siendo una herramienta esencial de la que dependen la gran mayoría de las organizaciones. Independientemente del campo profesional en el que te desarrolles, tener un dominio sólido de Excel no solo aumenta la eficiencia en nuestro trabajo, sino que también te brinda una ventaja competitiva en el ámbito laboral. Puedes utilizar como punto de partida las funciones que te hemos enseñado y continuar con los cursos de Excel que Skilling Center tiene para ti. Tú decides hasta dónde quieres llegar.

¿Sabías qué? Excel cuenta con 16 mil 384 columnas y un millón 048 mil 576 filas por hoja dando un total de 17 mil 179 millones 869 mil 184 celdas.