¿Administras proyectos? Conoce el instrumento PMBOK.

¿Sabes cuánto dinero pierden las empresas por un proyecto que falló o no llegó a su conclusión en tiempo y forma? Si administras un proyecto, es muy importante que conozcas cuál es el impacto de no cumplir la planeación. Por ello, te compartimos todo sobre el PMBOK que te ayudará a mejorar tus habilidades de gestión.

De acuerdo con el Project Management Institute, las empresas pierden 97 millones de dólares por cada 1,000 millones de dólares de inversión en un proyecto. Esto significa que casi 10% de la inversión es pérdida total por una mala gestión. Por ello, el Project Management Institute desarrolló una norma que siguen los project managers para llevar sus proyectos de manera más controlada y eliminando, en la medida de lo posible, las desviaciones.

Todos los proyectos ––ya sea la construcción de un residencial o la implementación de un sistema nuevo en una organización–– comparten tres elementos básicos: los recursos, el alcance y el ciclo de vida. Por ello, los expertos han desarrollado un modelo que les permita tener control de estos elementos y de ajustarlos ágilmente ante cualquier contratiempo. Este modelo o norma general es el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), es decir, la colección completa de procesos, prácticas recomendadas, terminologías y directrices que se aceptan como estándar dentro del sector de la gestión de proyectos.

Mejora tu gestión con PMBOK

Todas las prácticas de PMBOK se han arrojado en la Guía PMBOK, cuya primera edición se publicó en 1996. Sin embargo, dado que el PMI actualiza de forma constante sus mejores prácticas, el documento guía cambia de forma constante para mantener a los líderes de proyectos con el conocimiento más novedoso del ramo.

Actualmente, el PMI reconoce nueve áreas de conocimiento y 49 procesos de gestión de proyectos agrupados en cinco categorías.

Las áreas de conocimiento son las siguientes:

1. Integración: coordinación y unión de todas las piezas
2. Gestión del alcance: determinación del trabajo que se debe realizar. Establecer objetivos de proyecto claramente definidos.
3. Gestión del tiempo: definición de actividades, secuenciación, estimación de la duración y desarrollo del cronograma.
4. Gestión de recursos: estimación de costos y de los recursos a utilizarse durante el proyecto.
5. Gestión de la calidad: política sobre los estándares mínimos que se alcanzarán, desarrollar procesos de garantía de calidad y controlar la calidad de todos los entregables del proyecto.
6. Gestión de recursos humanos: identificación de las partes interesadas del proyecto, comunicación efectiva del proyecto y los pasos, desarrollo del equipo del proyecto, motivación del equipo, estilos de gestión y estructura organizativa.
7. Gestión de la comunicación: distribuir información correctamente y a las partes interesadas adecuadas e informar sobre el desempeño.
8. Gestión de riesgos: identificación de riesgos, análisis cualitativo y cuantitativo, planificación de respuesta y seguimiento y control de riesgos.
9. Gestión de adquisiciones: planificación de compras y adquisiciones, contratación, selección de vendedores, administración de contratos y cierre de proyectos.

Y los cinco grupos de procesos:

1. Iniciación: autorización del proyecto
2. Planificación: definir y perfeccionar los objetivos, establecer un curso de acción
3. Ejecución: integración de recursos para llevar a cabo el plan aprobado
4. Supervisión y control: identificación de la gestión de variaciones, adopción de medidas correctivas
5. Cierre: formalizar la aceptación y llevar una fase o un proyecto a una finalización y transición ordenadas

De acuerdo con el especialista en examen PMP, Edward Chung, las áreas de conocimiento se refieren al conocimiento sobre temas de gestión de proyectos, mientras que los grupos de procesos buscan aplicar esos conocimientos.

Agrega que, a medida que estudies los procesos dentro de cada área de conocimiento, es útil recordar que los procesos tienen una conexión lógica entre las áreas de conocimiento y recomienda que trates de concentrarte en eso, en lugar de sólo memorizar los procesos.

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